Comment demander la prise en charge de votre formation Référencement et Webmarketing

Arkantos Consulting

Arkantos Consulting est un organisme de formation agréé sous le numéro d'agrément : 913406527 34 et permet à ce titre une prise en charge partielle ou totale par votre Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) si votre entreprise cotise dans le cadre des la formation continue.

La demande de prise en charge d'une formation doit impérativement parvenir à votre OPCA AVANT le début de votre formation car elle peut être acceptée comme refusée.

Prévoyez environ 2 mois pour obtenir une réponse quant à votre demande de financement auprès de votre OPCA.

Prise en charge de votre formation

Quelque soit la taille de votre entreprise (mois de 10 ou plus de 10 salariés), vous versez chaque année une contribution légale au titre de la formation professionnelle. Vous pouvez bénéficier des financements prévus à cet effet.

La loi du 31 décembre 1991 oblige toutes les entreprises de participer au financement de la formation professionnelle continue. Le taux de contribution légal minimum a été fixé :

• à 0,15 % de la masse salariale pour les entreprises de moins de 10 salariés,
• et à 0,9 % de la masse salariale pour les entreprises de 10 salariés ou plus.

Comment obtenir la prise en charge de votre formation Référencement et Webmarketing

La prise en charge par votre OPCA (FAFIEC, AGEFOS,...) va dépendre de votre situation et de la taille de votre entreprise :

• Employé dans une entreprise de moins de 10 salariés :
  Vous disposez d’un budget forfaitaire (généralement 915 Euros HT). Pour pouvoir en profiter, vous devez faire une demande de prise en charge un mois avant le début de la formation auprès de votre OPCA. En retour, l’organisme vous indiquera le montant pris en charge sur la globalité de la formation et ouvrira un dossier pour la formation.
• Employé dans une entreprise de plus de 10 salariés :
  Un budget est fixé annuellement pour votre entreprise. Vous pouvez connaître le montant de ce budget auprès de votre OPCA. Pour pouvoir en profiter, vous devez faire une demande de prise en charge, au minimum, un mois avant le début de la formation auprès de votre OPCA. En retour, l’organisme vous indiquera si cette formation peut être prise en charge et ouvrira un dossier.
• En recherche d'emploi :
  Il est possible de vous adresser soit à l'ANPE soit au Conseil Régional de votre région pour obtenir le financement de la formation.

Suivant l’OPCA et votre situation, tout ou partie du financement sera pris en charge. Cependant les actions engagées par l'entreprise doivent satisfaire à certains critères comme :

• bénéficier exclusivement aux salariés de l'entreprise,
• porter sur la préparation à la vie professionnelle, correspondre à une adaptation à un nouveau ou premier emploi,
• être des actions de prévention pour les salariés dont l'emploi est menacé, ou des stages d'acquisition, de modernisation ou d’élargissement des connaissances,
• être une action de promotion favorisant une qualification plus élevée, une promotion

Après l’accord de financement donné par L’OPCA, la formation peut se dérouler, le remboursement de l’action de formation se fera au vu des justificatifs adressés par le chef d’entreprise à l’OPCA.

Démarche de demande de prise en charge du financement de votre formation

La demande de prise en charge doit impérativement parvenir à votre Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) AVANT le début de votre formation car elle peut être acceptée mais aussi refusée.

Voici les démarches à suivre, dans l'ordre :

1. Demande de prise en charge

Il faut télécharger le formulaire de demande de prise en charge qui peut être différent en fonction de votre OPCA (ou vous le faire envoyer) et selon le nombre de salariés. Voir l'annuaire des OPCA >>.

Si vous ne connaissez pas votre OPCA, renseignez-vous auprès de votre URSSAF.

Les principaux OPCA sont :

• FORCO
• AGEFOS
• OPCALIA

Vous devez compléter le document de prise en charge et le renvoyer à votre OPCA avec le programme de la formation souhaitée et la convention de formation (que nous vous ferons parvenir sur simple demande) et compléter en deux exemplaires à nous transmettre par courrier, que nous puissions la valider et vous retourner un exemplaire.

2. Analyse de votre demande

Votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable. Attention, en fonction des OPCA, cela peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines... Entre octobre et décembre, l'attente peut être longue car les OPCA sont débordés de demandes.

3. Acceptation de votre demande

L'accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Dès sa réception, vous pouvez engager la formation elle-même. Attention, pour que la formation soit financée par votre OPCA, le formateur (ou le centre de formation) doit avoir été déclaré à la Direction Régionale du Travail de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEFP) et avoir obtenu un numéro de déclaration (Arkantos Consulting est déclaré sous le numéro 913406527 34).

4. Action de formation

A l'issue de la formation, vous devez réunir les pièces suivantes :

• La feuille d'émargement (ou feuille de présence) :
  Elle doit être signée par chaque stagiaire avec une signature par journée de formation. Elle doit faire apparaître votre nom, la date du jour, le nombre d'heures pour lesquelles vous signez votre journée. Elle doit comporter également les coordonnées du client formé (votre société), les coordonnées du centre de formation ou du formateur et la signature du formateur.
• La convention de formation :
  C'est un document formulé comme un contrat qui définit la prestation effectuée entre le client et le formateur. Ce document comporte des clauses contractuelles obligatoires. Il doit être signé AVANT la formation par les deux parties. Ce document est souvent demandé par votre OPCA AVANT la formation. La facture émise par le formateur peut dans certains cas faire office de convention de formation simplifiée à condition qu'elle comporte des termes obligatoires.
• La facture de la prestation effectuée :
  Cette facture est émise par le formateur ou le centre de formation. Elle comporte bien évidemment les coordonnées de son émetteur, le montant HT, la TVA et le montant TTC de la prestation. Pensez à détailler la prestation effectuée en indiquant le total d'heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours.
• Le plan de formation
  Ce document détaille le contenu de votre formation en spécifiant la durée de formation, le descriptif de la formation, les objectifs de la formation et les éventuels pré-requis (le niveau minimum demandé au stagiaire pour qu'il puisse suivre la formation).

5. Envoi des éléments justificatifs à votre OPCA

Vous devez adresser la feuille de présence (conservez-en une copie), la convention de formation, la facture et le plan de formation à votre OPCA. N'hésitez pas vous assurer auprès d'eux que votre dossier a bien été reçu et qu'il est complet.

6. Remboursement de votre formation

Selon les OPCA, le financement de votre formation peut avoir lieu avant ou après la prestation. Dans tous les cas, il ne peut avoir lieu que lorsque votre dossier est complet. Certains OPCA règlent directement le montant financé à l'organisme de formation. Mais dans beaucoup de cas, vous devez commencer par payer la prestation au formateur puis vous faire rembourser par votre OPCA.

Vous dépendez de l'AGEFICE (régime des TNS)

Si vous êtes gérant non salarié, vous dépendez de l'AGEFICE. 3 cas de figures se présentent alors :

• vous êtes enregistré uniquement à la Chambre des Métiers : vous ne disposez d'aucun financement
• vous êtes enregistré uniquement à la Chambre de Commerce : vous disposez d'un forfait annuel de 860HT dédié à la formation
• vous êtes enregistré aux deux : vous ne disposez pas de financement sauf cas exceptionnel

Si votre situation donne droit au financement de votre formation, contactez votre Chambre de Commerce qui se chargera de monter le dossier pour vous. Une fois le dossier approuvé pour prise en charge par l'AGEFICE (généralement sous 30 jours), alors vous pourrez suivre votre formation, dont les honoraires seront à avancer. Le remboursement s'effectuera une fois le dossier complété après la formation sous 1 à 2 mois.

Attention : En formation, la période de pointe a lieu entre octobre et décembre car un grand nombre d'entreprises se rendent compte qu'elles leur restent un budget de formation. Alors, prenez vos dispositions pour éviter les saturations !